Cuando el conflicto llega, ya es tarde para prepararse

En la práctica empresarial es común que las relaciones comerciales se construyan sobre la confianza, la agilidad y la necesidad de cerrar acuerdos con rapidez. Correos, mensajes, llamadas y acuerdos de buena fe suelen ser suficientes mientras la relación se desenvuelve sin fricciones. El problema aparece cuando, por cualquier motivo, esa relación se rompe y surge un conflicto legal entre las partes. En ese momento, la discusión deja de girar en torno a lo que éstas acordaron y se centra en algo mucho más concreto: qué puede acreditarse y con qué documentos.

La experiencia demuestra que muchos litigios no tienen su origen en una mala negociación, sino en una deficiente documentación de los acuerdos y en la falta de preparación para enfrentar un escenario contencioso. Por ello, más que pensar en el juicio como un evento lejano, resulta cada vez más relevante que las compañías adopten una verdadera cultura de prevención legal.

Documentar adecuadamente una relación comercial no implica rigidez ni desconfianza. Implica claridad. Contar con contratos bien redactados, anexos actualizados, correos y comunicaciones relevantes conservados, y acuerdos debidamente formalizados permite que, ante una controversia, exista un punto de partida objetivo. En la práctica, muchos conflictos se complican innecesariamente porque los términos esenciales de una relación comercial nunca quedaron claros por escrito o porque se fueron modificando en la operación diaria sin dejar rastro documental. Por ello, lo que para una parte fue un ajuste operativo razonable, para la otra puede convertirse fácilmente en un incumplimiento.

Esta necesidad de orden y claridad se vuelve todavía más delicada cuando la empresa es demandada en juicio. A partir de ese momento, el tiempo comienza a correr en su contra y existen plazos legales específicos para contestar la demanda, ofrecer pruebas y definir una estrategia de defensa. En los procesos orales –cada vez más comunes en materia civil y mercantil– estos plazos suelen ser más cortos y las etapas procesales avanzan con mayor rapidez, lo que exige respuestas ágiles y bien coordinadas. Cuando la información no está localizada, los documentos no están completos o los acuerdos no quedaron claros, la defensa se vuelve más costosa, reactiva y, en muchos casos, menos efectiva.

Algo similar ocurre con el resguardo de documentos y comunicaciones. En un proceso judicial o arbitral, los correos electrónicos, cartas, mensajes y reportes internos suelen ser piezas clave para reconstruir la historia de una relación comercial. No obstante, es frecuente encontrar empresas que no cuentan con políticas claras para conservar información relevante, que eliminan comunicaciones por prácticas internas de almacenamiento o que simplemente no tienen identificados los documentos clave de cada relación de negocio. Tener procesos mínimos que permitan identificar, conservar y localizar información relevante puede marcar una diferencia sustancial al momento de defender una posición jurídica, especialmente cuando los tiempos procesales son reducidos.

Otro aspecto que suele subestimarse es la vigencia y el alcance de los poderes de los representantes legales de una sociedad mercantil en México. En la operación diaria, muchas veces se asume que quien firma contratos o comparece ante autoridades cuenta con las facultades necesarias, pero en un conflicto esa suposición rara vez pasa desapercibida. Es común que la contraparte revise con detenimiento si los poderes están actualizados, si las facultades son suficientes y si reflejan la realidad operativa de la empresa. Poderes desactualizados o mal estructurados pueden dar lugar a cuestionamientos sobre la validez de contratos, nulidades procesales o retrasos innecesarios que afectan directamente la estrategia del caso.

Esto último también se vuelve relevante cuando una empresa tiene que comparecer a un juicio. Muchas veces, las personas morales no cuentan con representante legales en México, o éstos tienen poderes limitados, por lo que cuando es necesario actuar con rapidez porque un plazo se encuentra corriendo en su contra y deben presentar una defensa legal ante un Juzgado, o simplemente necesitan iniciar algún curso de acción cuanto antes para proteger sus derechos, actúan con urgencia extrema para gestionar y obtener un poder suficiente para dichos fines, cuestión que en algunas ocasiones puede tardar varios días.

Prepararse para un eventual litigio no significa asumir que éste ocurrirá, sino reducir riesgos. Documentar acuerdos, resguardar información y mantener actualizada la estructura legal de la empresa permite enfrentar cualquier controversia desde una posición de control y no de reacción. En un entorno cada vez más complejo, con relaciones comerciales sofisticadas y procesos judiciales cada vez más ágiles, la prevención legal se convierte en una herramienta estratégica más del negocio.

Al final, contar con información ordenada, acuerdos claros y una estructura legal bien revisada no solo facilita la defensa en un juicio, sino que permite tomar mejores decisiones desde el primer momento en que surge un conflicto. La prevención legal no elimina los riesgos inherentes a cualquier relación comercial, pero sí coloca a las empresas en una posición mucho más sólida para gestionarlos. Cuando el conflicto llega y los plazos ya están corriendo, la diferencia entre reaccionar y estar preparado suele ser decisiva.